In 4 stappen een succesvol gesprek voeren

Durf jij de rol van coach opnemen?
Hoe een goede coachvraag jou soms meer brengt dan een goed advIes

De situatie hieronder heeft bijna elke leidinggevende al eens meegemaakt. 
Een van je medewerkers bereikt de vastgelegde doelen niet. Tijdens meetings is hij ook vaak aan het klagen en zeuren over de te hoge werkdruk, een agenda die uitpuilt en over de collega’s die zijn agenda niet willen respecteren.
Tijdens een persoonlijk gesprek gooit hij zijn frustraties opnieuw op tafel. Hij wil meer structuur, minder stress en heeft alle goede intenties om zijn doelen dit keer wel te halen. Dat treft, want jij bent dé expert in timemanagement. Jij weet als geen ander hoe je je agenda kan structureren en je besluit hem te helpen. Je stelt voor om zijn agenda samen te bekijken en zijn takenpakket onder de loep te nemen.
Het resultaat? Je besluit samen met hem om bepaalde taken onder te brengen in vaste “werkblokken” in zijn agenda. 

Het probleem?
De eerste week gaat het nog goed, maar de weken daarna wordt er al eens geschoven met de blokken. Opnieuw met de beste bedoelingen, want hij wil zich flexibel opstellen voor zijn collega’s. Nog enkele weken later zijn de werkblokken uit zijn agenda verdwenen. De meeting daarop is het opnieuw hetzelfde liedje van voor de afspraken; klaagzang over de werkdruk, de agenda, de collega’s …
Jij bent ondertussen gefrustreerd over zijn gedrag, want hij heeft al jouw goed advies in de wind geslagen! Hij is evenwel gefrustreerd, want hij voelt zich gefaald. Hij slaagt er niet in om zijn agenda onder controle te krijgen, terwijl het zo vlot lukt bij anderen. Veel frustraties en weinig oplossingen. 

Maar het kan ook anders!

Durf eens de rol van coach opnemen

Vraag eerst hoe je kan helpen. Wil iemand enkel een luisterend oor of echt een oplossing? Als iemand enkel zijn hart wil luchten, stel je dan ook open op, luister en kom niet met ongevraagde adviezen of coachvragen.

Wil de ander wél een oplossing, bekijk dan samen wat het doel is. In bovenstaand voorbeeld zou dit geformuleerd kunnen worden als “ik wil graag meer structuur brengen in mijn werk”.

Kom als vragensteller uit je comfortzone. We hebben nogal eens de neiging om met elkaar mee te praten. Dat voelt vaak (even) fijn maar je helpt hiermee de andere niet verder. Hou de andere eens een spiegel voor. Een coach vraagt aan de ander hoe hij of zij het probleem zélf zou kunnen aanpakken en komt dus niet met oplossingen. Let ook op dat je niet in de rol van redder schiet.

Een gestructureerd gesprek volgens het GRROW model. Wil je echt een gestructureerd coachgesprek voeren, dan kan het GRROW model van John Whitmore een hulp zijn. Daar kijk je naar het doel van de ander (Goal), wat de huidige situatie is (Reality), wat zijn obstakels zijn (Resistance), wat zijn opties zijn (Options) en welke stappen hij dan kan zetten (Way forward). GRROW dus! 

Stap 1

Doel bepalen

Stap 2

Huidige situatie en obstakels bekijken

Stap 3

Opties evalueren

Stap 4

Gekozen optie concretiseren

 

Stap 1: Doel bepalen (Goal fase)
Bepaal wat je gesprekspartner écht wil. Probeer het doel zo klein en helder mogelijk te maken.

Mogelijke vragen die je kan stellen:
Wat zou jij willen?
Wat wil jij veranderen?
Wat zou voor jou een geweldig resultaat zijn?

Stap 2: Huidige situatie en obstakels bekijken (Reality & Resistance fase)
Hoe is de situatie nu en wat staat er in de weg om het doel te bereiken? Dat kunnen externe zaken zijn maar ook eigen gedachten en overtuigingen.

Mogelijke vragen die je kan stellen:
Hoe ziet de situatie er nu uit?
Wat denk/voel/doe je nu?
Waar loop je tegenaan?
Wat is het ergste wat er kan gebeuren?

Stap 3: Opties evalueren (Options fase)
Wat kan je doen om je doel te bereiken?

Mogelijke vragen die je kan stellen:
Welke oplossingen zie je?
Wat nog meer? En verder?
Wat zou je een collega in dezelfde situatie aanraden?

Stap 4: Gekozen optie concretiseren (Way forward fase)
Van alle mogelijke opties, welke stappen ga je zetten en wanneer?

Mogelijke vragen die je kan stellen:
Hoe ga je dit concreet aanpakken?
Wat is de eerste kleine stap die je gaat zetten? Wanneer?
Wat heb je nog nodig om dit te doen?

Heb je na het lezen van deze blog het gevoel dat je wel wat hulp kan gebruiken bij het stellen van de juiste vragen? Bekijk zeker onze opleidingsmogelijkheden.